Automatische Vorklassifizierung von Dokumenten mit ecoDMS

Neuartiges Verfahren: Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Vergabe von Berechtigungen für Dokumente

Automatische Vorklassifizierung von Dokumenten mit ecoDMS

scannen – archivieren – verwalten mit der professionellen Dokumentenverwaltung ecoDMS

Aachen, 04. Juli 2012. Die applord GmbH aus Aachen hat ein neuartiges, benutzerfreundliches und schnelles Verfahren zur automatischen Vorklassifizierung von Dokumenten für das bekannte Dokumenten Management System ecoDMS entwickelt. Dabei werden gescannte und über den Druckertreiber aufgenommene Dokumente anhand von Schlagwörtern und/oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen erkannt und automatisch zugeordnet.

Die automatische Vorklassifizierung sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jedes Unternehmen kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche erfassen. Anhand von selbst erstellten Klassifizierungsvorlagen erfolgt anschließend die Zuordnung der entsprechenden Unterlagen.

Über den Klassifizierungsdialog werden die notwendigen Metadaten wie beispielsweise Ordner, Dokumentenart, Status und Berechtigung vergeben. Im Anschluss können Schlagwörter, die im Dokument vorkommen, eingetragen werden. Anhand dieser Begriffe werden anschließend die Unterlagen erkannt und dann direkt mit den Attributen dieser Vorlage versehen. Einfacher und schneller geht”s nicht.

Zu jeder gespeicherten Vorlage wird gleichzeitig auch ein Barcode erzeugt. Dieser enthält alle Informationen, die in der Vorlage erfasst wurden und kann beliebig auf Dokumente angebracht werden. Werden diese Dokumente in dem Scanprogramm ecoICE abgerufen, wird der Barcode automatisch ausgelesen und die Klassifizierung wird gemäß der hinterlegten Daten durchgeführt.

Die automatische Vorklassifizierung ist eines von vielen Highlights der neuen ecoDMS Version 12.05 (brandine). ecoDMS sorgt als modernes und flexibles Dokument Management System für optimale Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dieses Client-Server-System überzeugt durch außerordentliche Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit sowie Benutzerfreundlichkeit und durch einzigartige Funktionen, die ein professionelles Dokumenten Management System ausmachen.

Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.

Die ecoDMS Vollversion gibt es im Onlineshop der applord GmbH unter www.ecodms.de bereits ab 49,00EUR (brutto) zu kaufen. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition kann außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden.

Seit der Gründung im Jahre 2001 schlägt die applord GmbH erfolgreich die Brücke zwischen kundenspezifischer Software und marktgerechten Standardlösungen. Das stetige Wachstum und die zufriedenen Kunden bestätigen unser Konzept.

Eine leistungsstarke Produktlinie und die Erfahrung in der Abwicklung großer und mittlerer Softwareentwicklungsprojekte nach den gängigen Qualitätsstandards machen uns zu dem starken IT-Partner für große und mittelständische Unternehmen im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement.

Die Plattformunabhängigkeit, die Skills im Mainframe-Bereich und unsere langjährige Praxis durch zahlreiche erfolgreiche Projekte sind die Basis unseres Erfolges. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon viele Jahre auf unsere Kompetenz.

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