Elektronische Post gesetzeskonform archivieren
Neben der üblichen Geschäftskorrespondenz wickeln Unternehmen mittlerweile auch steuerlich relevante Prozesse sowie Rechnungslegungen zunehmend per E-Mail ab. Dabei sind verschiedene Gesetzesregelungen zu beachten, die in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammengefasst sind. Dabei ist insbesondere wichtig, dass relevante Vorgänge für die lückenlose Nachverfolgung vollständig dokumentiert sind. Eine gesetzeskonforme Aufbewahrungsmöglichkeit leisten E-Mail-Archivierungssysteme wie BytStorMail von ByteAction (www.byteaction.de).
Sobald E-Mails auf dem Server eintreffen bzw. ihn verlassen, fertigt BytStorMail eine Kopie der Nachricht inklusive möglicher Anhänge an, versieht sie mit einem Zeitstempel und legt sie im Archiv ab. Virenverseuchte digitale Post oder Spam-Mails erkennt der integrierte Filter. Über einen personalisierten Zugang gelangt der Mitarbeiter per Web-Browser in sein E-Mail-Archiv. Von dort aus kann er bei Bedarf einzelne Nachrichten wieder an sein Postfach zustellen. Bei der Recherche hilft die komfortable Suchfunktion, die die eingegebenen Schlüsselwörter sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen sucht.
Datenschutz gesichert
Neben der lückenlosen Archivierung von Prozessen stellt BytStorMail die Erfüllung der Datenschutzvorgaben sicher, die unbefugte Zugriffe auf den E-Mail-Verkehr verbieten. Des Weiteren lassen sich jederzeit reglementierte Gastzugänge erstellen, die Prüforganen wie z.B. dem Finanzamt eine kontrollierte Einsicht in das Archiv erlauben. Darüber hinaus sorgt das Vier- bzw. Sechs-Augen-Prinzip für das Plus an Sicherheit: Es verlangt die Zustimmung durch mehrere Personen, bevor der Zugriff auf das Archiv erfolgen kann.
Kostengünstige Software-Mietlösung
BytStorMail arbeitet Plattform-unabhängig. Es stehen drei Varianten von BytStorMail zur Wahl: Das System ist als Appliance nach dem Plug-and-Play-Prinzip („Einstecken und sofort losarbeiten“) sowie als virtuelle Lösung erhältlich. Außerdem ist es möglich, das System als budgetschonenden, rechtssicheren und gemieteten Service zu beziehen (Software-as-a-Service, SaaS). Auf diese Weise muss das Unternehmen keine eigene Infrastruktur für diesen Zweck aufbauen. Denn der Service wird im Rechenzentrum vom BytStorMail-Entwickler ByteAction gehostet.
Die BytStorMail-Vorteile im Überblick:
– automatische und revisionssichere Archivierung auf der Festplatte oder einem externen Speicher
– schnelles Finden und Wiederherstellen von E-Mails
– Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktion
– läuft auf jedem Betriebssystem
– keine Benutzer- und Rechtepflege im E-Mail-Archiv notwendig
– Verfügbarkeit aller archivierten E-Mails auch bei Ausfall des Mailservers
In individuellen Webinaren erläutern die ByteAction-Spezialisten die Installation und Funktionsweise von BytStorMail im Detail. Anmelden können Interessierte sich unter http://byteaction.de/anmeldung-webcast.html?view=form.
Über ByteAction GmbH:
Die 1992 gegründete ByteAction GmbH ist ein Full-Service-IT-Dienstleister im Bereich E-Mail-Management für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei fungiert ByteAction zum einen als Software-Hersteller, zum anderen als erfahrenes Systemhaus. Das Leistungsspektrum der eigenentwickelten Lösungen reicht von Spamfilter über Virenschutz und Content-Filter bis hin zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Kernkompetenzen sind zudem ganzheitliche Planung, Konzeptionierung sowie Implementierung von Netzwerken und Sicherheitspaketen sowie die Programmierung und Anbindung von Datenbanken und Internetlösungen. Alle Produkte sind modular aufgebaut, unternehmensweit skalierbar und bieten dem Kunden eine hohe Investitionssicherheit. Die E-Mail-Archivierungslösung BytStorMail® z.B. wird als vorkonfigurierte plug&play-fähige Appliance, via Virtualisierung oder als SaaS geliefert. ByteAction entwickelt ausschließlich in Deutschland und mit dem Fokus auf die lokalen Anforderungen und Vorgaben des Gesetzgebers (Compliance). Das Unternehmen verfügt über qualifizierte Partnerschaften mit renommierten Herstellern, u.a. EMC, Fujitsu, IBM, Juniper, Microsoft, Oracle/Sun Microsystems und Telekom Deutschland. Weitere Informationen unter www.byteaction.de.
Kontakt:
ByteAction GmbH
Korcan Ataman
Auf der Beune 83-85
64839 Münster
(0 60 71) 92 16 30
ka@byteaction.de
http://www.byteaction.de
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