Die Aussagefähigkeit von Planzahlen stützt sich nicht nur auf Zusammenhänge, wie man sie von Buchführung und Jahresabschlüssen kennt. Die Zusammensetzung von Planzahlen wird aber in der Regel aus buchhalterischer Sicht entwickelt. Nicht selten triften später IST- und Planzahlen auseinander. Horst Schönhals, Gründungsmitglied der Beratergenossenschaft ERFAHRENE EXPERTEN eG in Stuttgart, nennt die Methode, die hier Planungssicherheit bietet.
Im Mittelstand hört man oft zwei entscheidende Aussagen. – Entweder berufen sich Verantwortliche in Unternehmen darauf, dass sie mit Software bestens ausgestattet sind oder sie klagen darüber, dass für alles nur Denkbare nicht die nötige Zeit aufgewendet werden kann.
Nicht selten planen Unternehmer zu Beginn des Jahres den „Gesamtumsatz“, die verschiedenen Kostenarten, die zum Teil einzeln näher erläutert werden und ein einziges „Gesamtergebnis“. Die Verknüpfung von Zahlen der buchhalterischen Form (Umsatz minus Kosten = Ergebnis) mit einer hierzu passenden Kostenrechnung bzw. der sich daraus ergebenden Kalkulationsgrundlagen findet jedoch weniger häufig statt.
Trotzdem kommt es in der Praxis vor, dass man sogar „Wunschergebnisse“ anpeilt, wenn auch nicht mit einem so exakten Ergebnis, wie durch diese „Punktlandung“ (s. Abb. 1).
Sofern aber später IST-Zahlen für ein abgelaufenes Jahr realisiert werden, die nicht mehr den früheren Erwartungen entsprechen, heißt es oft “ wir müssen mit den Personalkosten runter “ oder „wir müssen billiger einkaufen – im Einkauf liegt der Gewinn“.
Laut Aussage von Horst Schönhals wird unterjährig jeder Auftrag gem. den Kosten für Material, Mitarbeiter und Maschinen kalkuliert. Und dennoch unterbleibt eine Darstellung der Jahreskosten und der Jahresergebnisse in diesem Sinne.
Würde man auch die jährlichen Gesamtkosten des Vorjahres so entsprechend aufbereiten, wäre die Grundlage für einen „SOLL-/IST-Vergleich“ geschaffen, mit welchem völlig neue Erkenntnisse für eine positive Unternehmensentwicklung zu erzielen sind. Diese Grundstruktur für eine verlässliche Kostenrechnung kann für alles Weitere genutzt werden.
Zur dieser Vorgehensweise und zu Fehlern in der Praxis, die sich vermeiden lassen:
Man kann auch sagen, wir gehen „vom Groben in die Tiefe“. – In der Praxis muss häufig schnell entschieden werden, oft auch bei der Kalkulation. So kommt es nicht selten vor, dass sich ein Geschäftsführer (in vielen Fällen ein Techniker) vom Buchhalter bestimmte Zahlen nennen lässt, ohne dass der Gefragte weiß, in welchem Kontext die Zahlen zu nennen wären. Im Anschluss entstehen fallweise Einzelberechnungen wie folgt.
Es werden direkte Kosten ermittelt, die möglichen Mitarbeiter- und Maschinenstunden und es wird versucht, Zuschläge für Gemeinkosten zu errechnen, die nicht selten geschätzt werden.
Die Gefahr und die Chancen:
Werden Gesamtkosten für einzelne Mitarbeiterstunden oder Maschinenstunden errechnet, besteht das Risiko, dass zunächst viele indirekte Kosten vernachlässigt werden, da man meint, dass diese primär mit dem jetzigen Fall nichts zu tun haben. Bei einer Gesamtbetrachtung und einer alles umfassenden Kostenrechnung für den Betrieb werden aber sämtliche Kosten für bestimmte „Verteilungsrechnungen“ hinzugezogen. Gesamtkosten lassen sich damit retrograd exakter bestimmten, als im Wege der traditionellen Zuschlagskalkulation.
Horst Schönhals – Controlling und Beratung
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