ecoDMS: Die professionelle Dokumentenverwaltung mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis
Aachen, 04. Oktober 2012. Die Software ecoDMS gilt als schnellstes und modernstes Dokumentenmanagementsystem. Mit ecoDMS können Unternehmen alle Dokumente in einem zentralen Archiv revisionskonform archivieren, qualifiziert verwalten und blitzschnell wiederfinden. Mit dem aktuellen Update und der Veröffentlichung eines Microsoft Office Plugins hat der Hersteller, die applord GmbH, ein weiteres Highlight auf den Markt gebracht.
ecoDMS sorgt für mehr Freude und Produktivität bei der Arbeit. Alle Dokumente befinden sich in einer digitalen Akte, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter und Benutzer schnell zugreifen kann. Die intuitive und individuell anpassbare Benutzeroberfläche sorgt für eine optimale Dokumentensicht. Es sind keine Ausdrucke, Kopien und manuelle Ablagen von Papierdokumenten mehr nötig.
Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer selbstständigen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zu einer automatischen Volltextindizierung, dem sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, erfüllt ecoDMS als Client-Server-System alle Anforderungen an eine professionelle Dokumentenverwaltung. Das System kann plattformübergreifend installiert werden und wird stets für Windows- und für Ubuntu-Systeme dem Kunden bereitgestellt.
Das neue MS Office Plugin bietet noch mehr Komfort bei der Arbeit mit ecoDMS und ermöglicht eine direkte Archivierung aus Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die Dokumente und E-Mails können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Um die Dokumente schnell über ecoDMS wiederzufinden, können zu jeder Datei der Zielordner, die Dokumentenart, Berechtigungen und weitere Metadaten erfasst werden. Darüber hinaus erfolgt im Hintergrund eine automatische Volltextindizierung.
Mit der Archivierung von Word, Excel- und PowerPoint-Dokumenten können gleichzeitig verschiedene Datei-Versionen angelegt werden. Die Originaldatei kann im Anschluss bei Bedarf über die ecoDMS-Versionsverwaltung geöffnet und bearbeitet werden. Wird das Dokument nach der Bearbeitung gespeichert, erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version. Alle vorherigen Versionen bleiben dabei selbstverständlich erhalten. Diese Funktionalität eignet sich besonders für den Einsatz in Unternehmen, die die Veränderungen an einem Dokument in ihren Geschäftsprozessen dokumentieren wollen oder müssen.
E-Mails, die in Microsoft Outlook geschrieben oder abgerufen werden, können ebenfalls über die Integration mit nur wenigen Mausklicks in ecoDMS archiviert werden. Dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, welcher Teil der E-Mail im Dokumenten Management System aufgenommen werden soll. Es können sowohl die E-Mails als auch deren Anhänge vollständig indiziert gespeichert werden.
Das Update beinhaltet außerdem neue Funktionen und wichtige Bugfixes. In der Ordnerstruktur hinterlegte Schlagwörter können nun auf Wunsch auch als Erweiterung der automatischen Vorklassifizierung dienen. Wird ein Dokument gescannt, über den Druckertreiber oder über das Office Plugin archiviert kann es anhand der Schlagwörter direkt dem entsprechenden Ordner zugeordnet werden. So können Dokumente nun neben der automatischen Zuordnung aufgrund von Klassifizierungsvorlagen auch direkt bei der Archivierung einem entsprechenden Ordner zugeteilt werden.
Über die neue Funktion „zum Ordner springen“ kann nun mit einem Klick auf ein Dokument innerhalb der Dokumententabelle der dazugehörige Ordner aufgerufen werden.
Fazit: ecoDMS ist das optimale Archivsystem für Privatleute und Unternehmen jeglicher Größe und Branche. Durch den Einsatz von ecoDMS können die Ablage- und Suchzeiten deutlich minimiert werden. Bis zu 50% der Arbeitszeit können durch die digitale Archivierung und Dokumentensuche eingespart werden. Außerdem gehen keine wichtigen Unterlagen mehr verloren. Die Unternehmensausgaben werden durch verringerte Bürosystemkosten (Aktenschränke, Aktenhalter etc.) und reduzierte Büroraumkosten (Räume zur Aufbewahrung von Papierakten) deutlich gesenkt. Die einfache Bedienung und eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche sorgen für mehr Spaß bei der Arbeit.
ecoDMS kann im Onlineshop unter ecodms.de, über die Distributionen BHS Binkert GmbH, SYSTEAM GmbH und b.com Computer AG sowie von verschiedenen Fachhändlern als Download-Datei erworben werden. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three-Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community-Edition kann für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS-Vollversion ist für 49 EUR pro User erhältlich.
Seit der Gründung im Jahre 2001 schlägt die applord GmbH erfolgreich die Brücke zwischen kundenspezifischer Software und marktgerechten Standardlösungen. Das stetige Wachstum und die zufriedenen Kunden bestätigen unser Konzept.
Eine leistungsstarke Produktlinie und die Erfahrung in der Abwicklung großer und mittlerer Softwareentwicklungsprojekte nach den gängigen Qualitätsstandards machen uns zu dem starken IT-Partner für große und mittelständische Unternehmen im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement.
Die Plattformunabhängigkeit, die Skills im Mainframe-Bereich und unsere langjährige Praxis durch zahlreiche erfolgreiche Projekte sind die Basis unseres Erfolges. Einer der größten Versicherungskonzerne Europas baut schon viele Jahre auf unsere Kompetenz.
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