Neueste Technik spart Kosten und liefert maximale Datensicherheit
Das Wilhelmsburger Krankenhaus Groß-Sand hat sein komplettes Dokumentenmanagement optimiert. Ärzte und Pflegepersonal profitieren seither von einem erleichterten Austausch und einer effizienten Verwaltung sämtlicher Patientendaten. Möglich machen dies leistungsfähige Managed Print Services und neueste Technik der TA Triumph-Adler GmbH, dem deutschen Marktführer im Document Business. Das Krankenhaus Groß-Sand kann durch das maßgeschneiderte Gesamtkonzept seine Betriebskosten weiter reduzieren und auch die Datensicherheit erhöhen. Damit reiht sich Groß-Sand in die Liste der über 700 Kliniken und Krankenhäuser ein, die das Nürnberger Traditionsunternehmen im Gesundheitswesen zu seinen Kunden zählt.
Im Krankenhaus Groß-Sand fällt täglich ein hohes Druckvolumen an: Vom Arztbrief über umfangreiche Pflegeformulare, Patientenbriefe bis hin zu Behandlungsverträgen. Gerade in diesem Bereich muss die Klinik effizient und kostensparend arbeiten. Dabei dürfen Dokumente und sensible Patientendaten nicht in falsche Hände geraten. Die Datensicherheit wird groß geschrieben. „Aus diesen Gründen haben wir uns entschieden, unser Dokumentenmanagement nachhaltig zu optimieren und durchgängig zu vereinfachen“, so Robert Möller, Kaufmännischer Direktor des Krankenhauses. „Bei unserer Suche nach einem passenden Partner waren uns Kostentransparenz, Planungssicherheit sowie der Einsatz eines modernen, einfachen und leistungsfähigen Print-Konzeptes besonders wichtig“, beschreibt Möller.
Geräte um 60 Prozent reduziert – Kosten eingespart
Im ersten Projektschritt führten die Spezialisten von TA Triumph-Adler eine ausführliche TOM-Analyse durch (Total Output Management). Auf diese Weise ließ sich die Auslastung der im Einsatz befindlichen Systeme exakt bestimmen und die damit verbundenen Kosten ermitteln. Das Ergebnis war eindeutig: Zu viele Drucker und Multifunktionsgeräte (MFP) im Einsatz und die damit verbundenen Kosten viel zu hoch. Der Gerätepark ließ sich problemlos von 120 auf 49 moderne, neue Geräte reduzieren. Selbst mit weniger Geräten kann das Klinikpersonal seither in gewohnter Weise weiterarbeiten. Dafür sorgen zum einen das mehrfach ausgezeichnete Asset- und Systemmanagement-Tool TA Cockpit, zum anderen die Follow2Print-Lösung aQrate von TA Triumph-Adler.
Per Mausklick alle Systeme im Blick
Per Mausklick liefert TA Cockpit als webbasierte Steuerungszentrale dem Krankenhaus herstellerunabhängig einen benutzerfreundlichen Überblick über die gesamte Drucker- und MFP-Infrastruktur, inklusive Verbrauchsmaterialbestellungen, Status-Meldungen und Technikereinsätze. „Auf diese Weise haben wir alle Systeme im Haus auf einen Blick unter Kontrolle. Wir müssen uns noch nicht einmal mehr auf den Weg zum Gerät machen“, beschreibt Manfred Hartwig, Leiter der IT-Abteilung des Krankenhauses. „Störungen werden uns automatisch gemeldet, noch bevor die Anwender etwas davon mitbekommen. Selbst die Bestellung von neuem Toner erledigt das System automatisch.“
Sicherer Zugriff auf Patientendaten – überall und jederzeit
Die Follow2Print-Lösung aQrate bewährt sich im täglichen Klinik-Einsatz und vereinfacht dem Klinikpersonal die Bedienung der Drucker und Multifunktionsgeräte. Mit der Lösung sind die Ärzte und das Pflegepersonal mit allen über das Netzwerk angeschlossenen Multifunktionssystemen verbunden und können so ihre Ausdrucke an jedem System im Haus abholen. „Das ist eine erhebliche Erleichterung für unsere Ärzte, die sich von Station zu Station bewegen und jeden Tag dieselben Formulare benötigen“, erklärt Hartwig. Sie müssen nun nicht mehr jedes Mal an ihren Schreibtisch zurückkehren und sich die jeweiligen Ausdrucke an ihrem Arbeitsplatzdrucker abholen.“ Damit die persönlichen Ausdrucke auch in die richtigen Hände geraten, erhält jeder Mitarbeiter eine eigene PIN-Nummer, mit der er sich über einen Kartenleser am jeweiligen Gerät authentifiziert.
Das Scannen von Dokumenten unterstützt die sogenannte Scan2Me-Funktion von aQrate. Sie sorgt dafür, dass gescannte Dokumente automatisch an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters gesendet werden, der den Auftrag gestartet hat. Das Gesamtkonzept von TA Triumph-Adler hat die Verantwortlichen im Krankenhaus Groß-Sand überzeugt. Es erhöht nicht nur den Arbeitskomfort, sondern auch die Dokumenten-Sicherheit. Mit dem Einsatz von aQrate konnte die Anzahl der eingesetzten Systeme um 60 Prozent reduziert und die damit verbundenen Kosten und 24 Prozent gesenkt werden. Auf diese Weise kann die Klinik die Effektivität im Dokumentenmanagement steigern, ohne auf den gewohnten Funktionsumfangs verzichten zu müssen.
Die Zuverlässigkeit von TA Triumph-Adler zeigt sich an einem ganz wichtigen Punkt. Manfred Hartwig macht dies eindrucksvoll deutlich: „Auf unserer Intensiv-Station werden fortlaufend Beatmungsprotokolle und Messkurven über Herzrhythmus, Blutdruck, Körpertemperatur sowie den Sauerstoffgehalt des Blutes unserer Patienten gescannt, da darf ein Drucker einfach nicht ausfallen.“ Das Krankenhaus kann sich in Sachen EDV und Dokumentenmanagement hundertprozentig auf seinen Partner TA Triumph-Adler verlassen. „Alle Anfragen werden innerhalb kürzester Zeit erledigt. Der Service ist tatsächlich kaum zu toppen“, bestätigt Hartwig.
Über die TA Triumph-Adler GmbH
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 116 Jahren Erfahrung im „Document-Business“ ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 530 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbstständige so genannte „Solution Center“ (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM „Total Output Management“; Service = JAMES; Software = DIDO „Digital Document Organisation“, Asset- u. Systemmanagement = „KIRK“). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MDS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2011/12 mit 1.460 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 291,2 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.
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